Журнал учета, выдачи и приема ключей

• №
• Дата выдачи ключей
• Время выдачи ключей
• Номер комнаты
• Номер печати
• Фамилия получившего ключи и вскрывшего помещение
• Роспись
• Роспись начальника смены, выдавшего ключ
• №
• Дата приема ключей
• Время приема ключей
• Номер комнаты
• Номер печати
• Фамилия ответственного за сдачу ключей
• Роспись
• Роспись начальника смены, принявшего ключи и включившего сигнализацию

Контролируем доступы в помещение с журналом учета, выдачи и приема ключей

Журнал учета приема и выдачи ключей – именно тот документ, который обеспечит полную прозрачность и порядок в работе с ключами. Это готовый к работе бланк, предназначенный для того, чтобы зафиксировать каждую операцию с ключами. Он формирует непрерывную историю: когда и кому выдали ключ, какое помещение открывали, а также когда и кто его сдал обратно.

Основное назначение продукта:

• Контроль доступа. Вы точно знаете, кто, когда и к какому помещению получил доступ.
• Исключение несанкционированных действий. Журнал помогает предотвратить тайное вскрытие помещений.
• Документирование. Записи в журнале – основа для расследования любых инцидентов, проверок и подтверждения того, что вы соблюдаете пропускной режим.

С помощью этого журнала вы всегда сможете контролировать, в каком состоянии находилось помещение: под какой печатью хранились ключи до выдачи, и под какой печатью они возвращены после закрытия.

Кто использует бланк?

Форма будет полезна всем, кто отвечает за безопасность и порядок на объекте. Бланк активно используют:

• Начальники смены;
• Сотрудники охраны;
• Дежурные администраторы;
• Кладовщики и технический персонал;
• Сотрудники, ответственные за пропускной режим.

По сути, это главный рабочий инструмент для любого, кто работает с помещениями, оборудованием, складами или местами хранения, требующими строгого контроля.

Как устроен и заполняется журнал учета приема и выдачи ключей?

Бланк имеет вертикальный формат А4. Он разделен на две основные части: «Выдача ключей» и «Прием ключей». Каждая строка – это одна отдельная операция.

В блоке выдачи ключей вы фиксируете:

1. Порядковый номер записи.
2. Дату и точное время, когда ключ выдан.
3. Номер комнаты, к которой относится ключ.
4. Номер печати (пломбы), под которой ключи хранились.
5. Фамилию сотрудника, который получил ключ и будет вскрывать помещение.
6. Подпись получившего ключ.
7. Подпись начальника смены, который этот ключ выдал.

В блоке приема ключей вы фиксируете:

1. Порядковый номер записи.
2. Дату и точное время, когда ключ принят обратно.
3. Номер комнаты.
4. Номер печати (пломбы) после того, как помещение закрыли и опечатали.
5. Фамилию сотрудника, который сдал ключ.
6. Подпись сдающего.
7. Подпись начальника смены, который ключ принял и, например, включил сигнализацию.

Особенности оформления и ведения документа

Мы, как типография, позаботились о правильном оформлении бланка. Вы, в свою очередь, должны соблюдать простые правила заполнения:

• Строгая хронология. Записи идут непрерывно, одна за другой, по времени.
• Чистота записей. Не оставляйте пустых строк. Если строка не использована, ее нужно перечеркнуть.
• Правильные исправления. Если нужно что-то исправить, сделайте одно зачеркивание, рядом поставьте свою подпись и дату исправления.
• Только чернила. Записи делайте вручную чернилами, не карандашом.
• Подтверждение. Каждое действие в бланке должно быть подтверждено подписями работника и начальника смены.

Роль печатей (пломб) и их учет

Важная часть процесса – использование печатей или пломб. Каждая связка ключей должна храниться в специальном конверте, пакете или пенале, который опечатывается одноразовой номерной пломбой (пластиковой, свинцовой) или мастичной печатью.

• Номер этой пломбы обязательно нужно зафиксировать в отдельном «Реестре пломб и печатей», и также продублировать его в нашем журнале учета приема и выдачи ключей.
• Когда ключ выдают, сотрудник и начальник смены вместе проверяют, целая ли пломба, и совпадает ли ее номер с записью в бланке.
• Когда ключи возвращают, помещение закрывают и опечатывают новой пломбой с другим номером. Старый номер в реестре закрывается как «снята».
• Если пломба повреждена или сорвана, нужно сразу же доложить руководству и составить акт.

Помните, что надзорные органы в Российской Федерации пока не принимают полностью электронное ведение такого учета. Электронные аналоги – это только дополнение к вашему бумажному изделию.

Порядок хранения вашего журнала

Заполненный документ – это важный архивный материал. Он должен храниться:

• Во время ведения: В помещении дежурной службы (пост охраны, комната начальника смены) в металлическом шкафу или сейфе. Доступ к нему имеет только ограниченный круг лиц: начальник смены, его заместитель или руководитель службы безопасности.
• После завершения: Журналы, которые вы закончили вести (за год или после завершения эксплуатации объекта), передаются в архив вашей организации. Срок хранения составляет не менее 5 лет. Это требование соответствует Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236, который регламентирует сроки хранения типовых управленческих архивных документов.

Наши преимущества: индивидуальный выбор и скорость

Мы предлагаем полностью готовый и настроенный под ваши задачи продукт. На странице товара вы сами выбираете нужные характеристики:

• Количество листов: Вы можете выбрать любое количество, от 10 до 250 листов.
• Переплет: Выбирайте между мягким переплетом из картона или более долговечным, твердым переплетом из бумвинила.
• Дополнительные опции: Вы можете заказать полезные дополнения:
  • Ламинирование обложки.
  • Обязательная прошивка.
  • Полистовая нумерация страниц.

Мы поддерживаем постоянный запас готовых форм на нашем складе. Это значит, что вы можете получить небольшую партию бланков сразу после заказа, не ожидая производства. Если вам нужна очень большая партия этих документов, наша типография быстро допечатает любое количество экземпляров в кратчайшие сроки. При необходимости, мы напечатаем реквизиты вашей организации или ваш логотип прямо на бланках.

Воспользуйтесь возможностью прямо сейчас купить журнал учета приема и выдачи ключей, который полностью соответствует всем требованиям к документу оперативного контроля.

Если у вас возникнут любые вопросы по выбору опций, оформлению заказа или доставке, пожалуйста, обращайтесь к нам по телефону, через удобные для вас мессенджеры или электронную почту.