Журнал регистрации входящих документов воинского учета

Журнал регистрации входящих документов воинского учета.

Графы для заполнения:

• Порядковый учетный номер
• Номер входящего документа
• Дата документа
• Откуда (от кого) получен документ
• Наименование или краткое содержание документа (Ф.И.О., личный номер и дата рождения военнообязанного)
• Количество экземпляров
• Номера экземпляров
• Количество листов
• Кем оформлялся документ
• Расписка в получении документа и дата его почтового отправления
• Отметка о подшивке или уничтожении документа / Номер дела
• Отметка о подшивке или уничтожении документа / Номера листов
• Примечание

Для чего нужен журнал входящих документов воинского учета

Если организация получает документы, связанные с учетом военнообязанных сотрудников, – нужно фиксировать, что документ поступил, когда, от кого, сколько экземпляров, сколько листов, куда затем подшит или уничтожен. Данная форма именно для этого: она помогает контролировать работу с такими документами, делает ее прозрачной. На сегодняшний день формы журналов по воинскому учету не утверждены жестко. Организация может разрабатывать форму самостоятельно, но вести регистрацию обязана.

Когда вы ведете такой журнал, вы снижаете риски: что документ прошел мимо, не зарегистрирован, не подшит, не уничтожен без учета. Это важно как для внутреннего контроля, так и для внешней проверки.

Кто и где использует форму

Применяет журнал организация-работодатель, у которой имеются сотрудники, подлежащие воинскому учету, и соответственно входящие документы по воинскому учету (справки, уведомления, письма из военкомата и др.).

Вести его может лицо, ответственное за воинский учет, назначенное приказом. Журнал ведется на месте – внутри организации. Может быть бумажным вариантом (что часто предпочтительно) или электронным. Но при бумажном виде обязательно: нумерация, прошнуровка, печать.

Как используют изделие (пошагово)

1. Приходит документ от внешнего источника (например, письмо из военкомата) или внутренний документ, связанный с воинским учетом.
2. Ответственный за воинский учет регистрирует его в журнале: присваивает порядковый номер, вносит данные о входящем документе.
3. Записывает дату документа, от кого получен, наименование или краткое содержание (Ф.И.О., личный номер, дата рождения военнообязанного).
4. Указывает сколько экземпляров, номера экземпляров (если есть такое). Указывает количество листов.
5. Указывает, кем оформлен документ (если внутренний) или кто его принял.
6. Если документ пришел с почтой или требуется расписка – фиксирует расписку и дату отправления (или приема).
7. После того как документ обработан – подшит в дело или уничтожен (по срокам хранения) – фиксируется отметка о подшивке или уничтожении: номер дела, номера листов.
8. При необходимости делает примечание – например, что требуется дополнительная проверка или что копия отправлена куда-то.
9. Журнал хранится и позволяет при проверке или при необходимости быстрого поиска найти: какой документ, откуда, когда, что с ним сделано.

Как он устроен и чем полезен наш бланк

Мы предлагаем готовое изделие – журнал регистрации входящих документов воинского учета, который можно заказать с нужными параметрами. Вы можете настроить изделие под свои нужды:

• число листов от 10 до 250;
• выбор переплета: мягкий (картон) или твердый (бумвинил);
• дополнительные опции: ламинирование обложки, прошивка страниц, полистовая нумерация.

  Мы держим постоянный запас готовых форм на складе – это значит, что покупатель получает нужное количество сразу после заказа, без ожидания производства. Если требуется большая партия – мы быстро допечатаем любое количество экземпляров. При необходимости на изделии может быть напечатан реквизит организации или логотип – это позволяет адаптировать форму под конкретную компанию.

  Такой подход делает нашу продукцию гибкой и готовой к использованию практически сразу, что выгодно ведущим воинский учет и обеспечивает регистрацию входящих документов без задержек.

Для кого подходит форма

Идеально для организаций-работодателей, которым нужно поддерживать воинский учет. Например: предприятия, учреждения, организации с военнообязанными сотрудниками, организации, получающие входящие документы по воинскому учету. Она нужна кадровикам, ответственным за воинский учет, специалистам по делопроизводству, административному персоналу.

Изделие полезно тем, кто ценит:

• готовое решение, не требующее разработки формы самому;
• возможность быстро начать регистрацию входящих документов по воинскому учету;
• настройку формы под себя (переплет, число листов, оформление);
• наличие в наличии на складе, минимальный срок ожидания.

Преимущества формы

• Выбирайте число листов. Если у вас небольшой поток документов – можно взять 10-20 листов, если большой – до 250.
• Переплет: мягкий картон удобен и экономичен; твердый бумвинил-обложка более прочная и дольше хранится.
• Дополнительные опции: ламинирование защитит обложку от износа; прошивка и полистовая нумерация упрощают контроль; логотип и реквизиты организации делают форму частью фирменной документации.
• Наличие готовых форм на складе означает, что нет необходимости ждать.
• При необходимости – оперативное допечатывание любых тиражей.

Использование на практике

Журнал размещается в месте, где принимаются или обрабатываются входящие документы. При поступлении документа ответственный вносит запись, делает отметки, затем по мере движения документа делает отметку подшивки или уничтожения. Журнал хранится в составе делопроизводства организации.

Что учесть при выборе

При выборе журнала важно: оценить поток документов – сколько записей планируется; выбрать число листов, исходя из этого. Решить, нужен ли твердый переплет (если журнал будет использоваться интенсивно или храниться длительное время) или достаточно мягкого. Решить, нужны ли дополнительные опции: например, ламинирование обложки (если журнал стоит в общем помещении, может быстро изнашиваться); прошивка и полистовая нумерация (повышает безопасность и порядок). Уточнить, нужен ли логотип и реквизиты организации на форме – это делает форму более профессиональной и аккуратной.

В результате вы получаете форму, которая уже соответствует требованиям (нумерация, прошивка, оформление), и вы сразу можете ее использовать – не придумывать, не ждать.

Воспользуйтесь возможностью купить журнал входящих документов воинского учета и закройте вопрос с военнообяязанными. Получить помощь или консультацию по всем возникшим вопросам можно по телефону, через мессенджеры или электронную почту.