Книга приема и сдачи дежурств

1. Дата
2. Смену сдал
3. Замечания
4. Смену принял Ф.И.О., подпись

Книга приема и сдачи дежурств – помощник в организации бесперебойной работы

В любой организации с посменным режимом работы четкая передача смены важна. Книга приема и сдачи дежурств небольшой, но важный элемент этой системы, обеспечивающий учет процессов и сохраняющий важную информацию. Этот простой, но эффективный инструмент помогает избежать недоразумений, фиксирует текущее состояние дел и служит официальным документом при решении спорных ситуаций.

У журнала простейшая структура – всего 4 графы. Но он содержит самые основные пункты для учета передачи смен. В нашей типографии печатаются и другие формы подобных книг. Есть специализированные бланки для службы безопасности, есть форма (ОГВ-10), есть книга, соответствующая Инструкции по организации работы по контролю за оборотом гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории РФ (с изменениями от 27 июня 2003). А также книга, используемая работниками юридического лица (Приложение №5 от 06.07.2023 №239). Через кнопку «У этого журнала есть другие формы» можно увидеть весь список и выбрать нужную.

Книга приема и сдачи дежурств – содержание бланка

Книга приема и сдачи дежурств — учетный документ для фиксации передачи обязанностей между сменами в организациях с круглосуточным режимом работы. Простая форма представляет собой таблицу с базовыми графами: "Дата", "Смену сдал" (Ф.И.О. и подпись сдающего), "Замечания" (отметки о состоянии дел, проблемах или инцидентах), "Смену принял" (Ф.И.О. и подпись принимающего). Документ в формате А4, с пронумерованными страницами, прошнуровкой и печатью для защиты от подделок.

Есть ли регламентирующий документ?

Унифицированная федеральная форма для простой книги приема и сдачи дежурств отсутствует — она разрабатывается организациями самостоятельно на основе внутренних инструкций или отраслевых норм. Ведение подобных документов рекомендуется Трудовым кодексом РФ (ст. 189–190 о правилах внутреннего распорядка) и нормами охраны труда (Приказ Минтруда РФ от 29 октября 2021 г. № 772н). Для общих случаев книга опирается на локальные акты предприятия, утверждаемые приказом руководителя. Специализированные версии (например, для охраны по Приказу Росгвардии от 06.07.2023 № 239, Приложение №5) имеют строгие требования, но простая форма гибкая и адаптируется под нужды.

Зачем нужен

Книга обеспечивает непрерывность процессов, передачу информации о состоянии оборудования, имущества или пациентов, фиксацию замечаний для оперативного реагирования. Документ помогает избежать недоразумений при смене, служит доказательством при проверках или инцидентах, способствует соблюдению безопасности и дисциплины. В простом варианте книга минимизирует риски простоев или аварий в сменных работах.

Кто и как использует

Книгу применяют организации с дежурным режимом: охранные службы, производства, медицинские учреждения, энергетика, воинские части. Ответственный за ведение — дежурный или руководитель смены, назначенный приказом. При сдаче дежурства сдающий фиксирует состояние, принимающий проверяет и подтверждает. Книга хранится у начальника подразделения или в доступном месте, срок — от 3 до 45 лет в зависимости от отрасли, затем сдается в архив. Проверяют документ во время внутренних аудитов или инспекций надзорных органов.

Как заполнять

Заполнение ведется последовательно при каждой смене, каждая строка — для одного события. Титульный лист содержит наименование организации, подразделения, даты начала и окончания. Записи вносят чернилами, без исправлений (ошибки зачеркивают с визой).