Журнал учета и выдачи инструмента

Журнал учета и выдачи инструмента

Графы для заполнения Журнала учета и выдачи инструмента:

1. № п/п
2. Наименование инструмента
3. Тип, марка, модель, параметры
4. Место нахождения (кому выдано)
5. Примечание

Контролируем использование инструментов в организации

Журнал учета и выдачи инструмента – важный элемент хозяйственного учета, предназначенный для документирования движения инструментов в пределах организации, включая их прием, выдачу сотрудникам, возврат и списание. Он позволяет фиксировать ответственность за инвентарь, предотвращать потери, кражи или порчу, а также облегчает проведение инвентаризаций и аудит. Бланк также является документом бухгалтерского учета, интегрируясь с первичной документацией по материальным ценностям для расчета амортизации, затрат и налоговых отчислений.

Регламентирующие документы и форма журнала

Стандартизированной отраслевой формы журнал учета и выдачи инструмента не имеет. Это дает свободу действий руководству организации и возможность модифицировать графы журнала под свои потребности, добавляя, например, колонки для даты выдачи/возврата, инвентарного номера или состояния инструмента. В бухгалтерском учете журнал опирается на Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, где требуется фиксация операций с малоценными активами (инструменты стоимостью до 100 000 руб.). Дополнительно регулируется Приказом Минфина РФ №157н от 01.12.2010 об учетной политике и ГОСТ Р 7.0.8-2013 по делопроизводству.

Срок хранения – 5 лет после последней записи или списания инструмента (по Приказу Росархива №236 от 20.12.2019), хотя для некоторых отраслей (например, строительство) может достигать 75 лет при хранении в архиве.

Предлагаемые варианты журнала

Интернет-магазин Сити Бланк предлагает Журнал учета и выдачи инструмента с книжным расположением в А4 формате, содержащий пять граф. Для обложки и/или страниц можно заказать печать реквизитов предприятия (фирмы). Журнал допустимо вести в электронном виде (в программах вроде 1С:Бухгалтерия) для автоматизации, но бумажный вариант обязателен для подписей и проверок. За отсутствие или неправильное ведение предусмотрены штрафы по КоАП РФ (ст. 15.11 – до 30 000 руб. для должностных лиц).

Правила внесения записей

Все внесенные записи по правилам делопроизводства должны иметь порядковую нумерацию. Кроме указания названия, типа, марки и модели инструмента в журнал вносят данные о его местонахождении. Это позволяет в нужный момент определить сотрудника, ответственного за сохранность инструмента, и взыскать ущерб по договору материальной ответственности (ст. 238–245 ТК РФ). Журнал помогает в анализе износа, планировании закупок и минимизации простоев производства.

Ведение и хранение журнала

Для ведения, как правило, по приказу руководства назначается ответственный сотрудник, обеспечивающий так же и сохранность журнала. Срок хранения – пять лет (или дольше по учетной политике). Журналу должен присваиваться инвентарный номер. Ответственный (часто кладовщик или мастер участка) проводит ежеквартальные ревизии записей, интегрируя данные с актами инвентаризации (форма ИНВ-5). Организации с большим оборотом инструментов (производства, автосервисы) используют журнал для контроля лимитов выдачи и возврата, снижая риски налоговых претензий.

Подготовка журнала учета и выдачи инструмента к использованию

До начала внесения записей необходимо прошить бланк, присвоить каждой странице порядковый номер. На последней странице концы шнура приклеивается специальная наклейка, на которую вы запишете точное количество страниц в журнале и поставите подпись. Поверх ставится печать организации. Прошивка обеспечивает целостность, предотвращая подмену страниц; в случае потери журнала составляют акт и заводят новый со ссылкой на предыдущий.

Предлагаем сэкономить ваше время и выполнить прошивку журнала по всем правилам за вас. Отметьте данный пункт при заказе и бланк будет прошнурован в типографии. Вам нужно будет только поставить подпись и печать.

Выбор и защита

Зная потребности вашего предприятия, вы можете купить Журнал учета и выдачи инструмента, с нужным количеством страниц. Наименьший объем для журнала в нашем магазине – 20 страниц, наибольший – 500 страниц. Выбирая из списка параметров подберите необходимый. Для крупных фирм рекомендуется разделять журналы по подразделениям (склад, цех) для удобства.

Для защиты журнала от влаги и загрязнений предлагаем следующие варианты: обложку можно заламинировать или приобрести обложку из прозрачного тонкого пластика под размер журнала. Дополнительно защитить можно водостойкими маркерами для записей и хранением в шкафу с контролем доступа.